April 11

Zoom Tipps: So facilitierst du Videokonferenzen

Facilitation Tipps

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Mit diesen Zoom Tipps bist du in dem Bereich der Videokonferenztools bestens gerüstet. Zoom ist ein sehr gutes Werkzeug, was sich auch für das digitale Facilitieren ausgezeichnet verwenden lässt. Damit das auch bei dir gut funktioniert, haben wir dir in diesem Artikel die wichtigsten Zoom Tipps zusammen getragen, damit deine Zoom Session auch ein voller Erfolg wird.

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Dieser Artikel wird sich von Zeit zu Zeit ändern und neue Informationen bereitstellen. Wenn du von Udemy oder unserem eigenen Online Kurs über den Agile Team Facilitator kommst, dann ist dieser Artikel für dich auch die Grundlage für Zoom und den Umgang damit.

Zoom Tipps vor der Videokonferenz

Zoom durch Teilnehmer testen lassen

Mit der URL zoom.us/test kannst du deine Teilnehmer im Vorfeld testen lassen, ob deren Infrastruktur den Anforderungen an die Videokonferenz taugt. So hast du oft weniger Probleme, als wenn sich die Teilnehmer das erste mal dann bei dir einloggen.

Eine neue ID generieren

Du kannst bei Zoom deine persönliche Meeting ID (PIM) verwenden. Diese ist bei einem Pro Account immer gleich und wertvoll, wenn du diese an Bekannte und Familie verteilst. Man kann so einfach und ohne Einladung zur dir in die Session kommen.

Wenn du Meetings und Sessions facilitierst, dann möchtest du das aber genau nicht. Deswegen kann ich dir nur empfehlen: generiere für jedes Meeting eine neuen ID und teile diese dann den Teilnehmern mit.

Ausnahme

Wenn wir über die Session Typ spontan sprechen, dann kann es durchaus sinnvoll sein, so eine konstante Meeting ID (PIM) zu haben und deinem Team diese mitzuteilen. Damit sparst du ggf. wenige Sekunden. Trotzdem gilt auch hier: denke darüber genau nach, wird die ID zu bekannt, kann es sein, dass andere Personen, die du nicht in der Session haben willst, rein kommen. Das gilt auch für automatisierte Bots.

Password nutzen

Mit einem Passwort ist deine Session sicher. Damit kannst du ausschließen, dass andere unbefugten Zutritt zu deiner Session bekommen. 

Kein Verteilen der Links

Für alle Sessions und Meetings mit Zoom gilt: teile deine Links nur dann, wenn es sein muss und auch nur mit dem Teilnehmerkreis, der dafür vorgesehen ist. Nichts ist störender, wenn in einem Training dann Benutzer auftauchen, die dort gar nichts zu suchen haben.

Warteraum nutzen

Wenn du nicht willst, dass jeder einfach in dein Meeting kommt, dann nutze bei Zoom den Wartebereich. Dort können die Teilnehmer ankommen und du kannst dann (wenn es zum Beispiel die richtige Zeit hat) alle Teilnehmer einlassen.

Zoom Sicherheit

Mit einem Klick auf "Sicherheit" kann der Warteraum aktiviert, das Meeting gesperrt und die Erlaubnis für Teilnehmer geändert werden,

Kein Screensharing für die Teilnehmer

Wenn Teilnehmer kein Screensharing machen sollen, dann kannst du die Funktion von Beginn an gleich ausschalten. Damit wird es auch nicht versehentlich aktiviert.

Zoom Sicherheit

Mit einem Klick auf "Sicherheit" kann der Warteraum aktiviert, das Meeting gesperrt und die Erlaubnis für Teilnehmer geändert werden,

Google Kalender / Outlook mit Zoom verbinden

Spare wertvolle Zeit bei der Erstellung deiner Meetings und Session, indem du Plugins von Zoom nutzt. So ist es möglich mit Google Calendar und Zoom oder auch Outlook und Zoom deine Meetings direkt aus dem Kalender zu planen, ohne über die Website oder App von Zoom zu gehen.

Plane mit einem Backup Kanal

Du weißt nie, was passiert und ebenso wenig, ob deine Internetverbindung hält. Wenn du auf Nummer sicher gehen möchtest oder musst, dann nutzt du eine parallele mobile Verbindung. Dazu kannst du dich immer als weiterer Teilnehmer in deine eigene Session einklinken.

Zoom Tipp für das Aussehen: Beauty kann helfen!

Nutze doch mal schnell einen Videofilter, damit wird deine Haut etwas glatter und es lässt sich auch früh am Morgen schon eine Videokonferenz durchführen.

Videofilter Zoom

Setze den Haken bei "Videofilter anwenden" und schon siehst du etwas schöner aus 🙂

Zoom Tipps während der Videokonferenz

Arbeit mit einem Co-Host

Wenn du die Möglichkeit hast arbeite nicht alleine, sondern besorge dir einen Co-Host, der dich bei deinem Meeting und deiner Session unterstützt.

Meeting schließen

Du facilitierst ein Training? Wunderbar, dann weißt du in der Regel, ob alle Teilnehmer dabei sind. Dann kannst du ein Meeting auch sperren. Das sollte eine deiner ersten Tätigkeiten sein, nachdem die Videokonferenz gestartet ist.

Zoom Sicherheit

Mit einem Klick auf "Sicherheit" kann der Warteraum aktiviert, das Meeting gesperrt und die Erlaubnis für Teilnehmer geändert werden,

Schalte deine Teilnehmer auf stumm

Wenn du Gruppenübungen machst, bei denen die Teilnehmer selbst etwas erarbeiten, lohnt es sich über eine Stummschaltung nachzudenken.

Nutze Shortcuts

Die Freunde der flinken Finger finden den ein oder anderen Shortcut als nützlichen Zoom Tipp. Wer sich diese merken und anwenden kann, ist damit deutlich schneller als der Rest mit der Maus.

Zoom Shortcuts

Freunde der Shortcuts werden in den Einstellungen fündig.

Immer per Audio einwählen

Wer viel oder immer über Computeraudio teilnimmt, kann die Einstellungen so anpassen, dass dieser Klick wegfällt und du schnell bist (zum Beispiel bei spontanen Sessions).

Zoom Audio

Für wiederkehrende Session gleiche URL nutzen

Wenn du mit deinem Team wiederkehrende Sessions macht, spart es Zeit, wenn sich alle Teilnehmer über den gleichen Link treffen können.

Zoom Tipp wiederkehrendes Meeting

Setze den Haken "wiederkehrendes Meeting" für die gleiche URL / Passwort Kombination.

Arbeitest du mit der Integration von Google Calender und Zoom, dann musst du die Regelmäßigkeit erneut in deinem Kalender explizit angeben. Egal, on du den gegeben Link nutzt oder dann noch mal explizit (wie bereits hier beschrieben) Zoom auswählst ist dabei egal.

Hand vor den Bildschirm bei Fragen

Nutze diesen Zoom Tipp (der natürlich auch bei jedem anderen Videokonferenztool funktioniert), um als Gruppennorm festzulegen, wie mit Fragen der Teilnehmer umgegangen werden soll. Wenn jemand seine Hand in die Kamera hält, dann bedeutet der Teilnehmer hat eine Frage.

Nutze Textkarten bei Problemen

Du kannst kleine Karten vorbereiten (oder unser vorbereitetes Kartenset dafür nutzen), auf denen wichtige Information stehen. Bei Bedarf hältst du diese in die Kamera:

  • Freeze
  • Kein Ton
  • Hörst du mich?
  • ...

Ändere deinen (virtuellen) Hintergrund

Nicht jeder hat das perfekt aufgeräumte Arbeitszimmer, wenn er denn überhaupt eines hat. Hier hilft Zoom, in dem man den Hintergrund verändern kann. Ob per Greenscreen oder auch so - Zoom bringt gute Ergebnisse zu Tage, die den Blick auf das Home Office oder den Arbeitsplatz verschleiern.

Zoom virtueller Hintergrund
Zoom virtueller Hintergrund

Das klappt auch bei schlechteren Lichtverhältnissen zumindest so gut, dass dein (unaufgeräumtes) Zimmer nicht sichtbar ist.

Weitere Links zu Informationen über Zoom

Zoom Hintergründe

Eigene Hintergründe mit Canva

Virtuelle Zoom Background

Zoom Alternativen

Über den Autor

Sebastian Schneider

Sebastian Schneider ist dem Framework Scrum - es war Liebe auf den ersten Sprint - bereits seit 2005 verfallen. Seitdem begleitet er Unternehmen (meist größere) bei der Transition in eine neue Arbeits- und Produktwelt. Dafür findet er den richtigen Grad zwischen zielgerichteten systemischen Impulsen und dem nachhaltigen Coaching in der Organisation, um diese bei der Entwicklung und Optimierung des eigenen Kundenmehrwerts zu unterstützen und entwickelt mit ihnen Produkte, die ihre Kunden lieben. Im richtigen Maß gehören dazu die effektive und effiziente Facilitation dazu, sowie agile Spiele und Simulationen, die sein Themenfeld auf einfache Art begreiflichen machen. Auf Konferenzen, sei es im Fachbeirat oder als Akteur, gibt er gerne Erkenntnisse weiter und freut sich über Kontakte von Angesicht zu Angesicht.

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