März 25

Meeting & Session Typen

Grundlagen

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Wenn wir uns Meeting und Session Typen ansehen, dann stellen wir schnell fest: es gibt nur wenig unterschiedliche Typen. Genau genommen sind es genau drei Meeting & Session Typen, die wir unterscheiden und die wir auch im Agile Team Facilitator Framework betrachten.

Wir werfen einen Blick auf die Eigenschaften dieser Session Typen, betrachten diese inhaltlich und prüfen dann die Besonderheiten für die digitale Lieferart

Welche Meeting und Session Typen gibt es?

Wenn du dir deinen Kalender durchschaust, dann wirst du in der Regel zwei Typen sofort entdecken und einen dritten Typ finden, der nicht immer im Kalender stehen wird. Schauen wir uns die drei Typen einmal in der Übersicht an.

Einmalig

Ein geplanter Termin, der einmalig durchgeführt wird.

Wiederkehrend

Ein geplanter Termin, der wiederkehrend durchgeführt wird.

Spontan

Ein ungeplanter Termin, der spontan durchgeführt wird.

Session Typen - welche Bedeutung für Facilitation?

Wie du dir vorstellen kannst, hat der Session Typ eine Bedeutung für deine Session. Wir schauen uns diese Bedeutung in den folgenden Abschnitten genauer an. Wir betrachten diese Session Typen natürlich auch in unserem Agile Team Facilitation Framework. Lese dir hier die Bedeutung durch, reflektiere diese und nutze dann das Agile Team Facilitation Framework, um deine Session zu designen.

Session Typ: einmalig

Eine einmalige Session kannst du in jeder Lieferart ausliefern. Am häufigsten finden solche Termine mittlerweile digital oder persönlich statt. Eine kombinierte Form ist eher die Ausnahme, aber möglich. Wenn du eine einmalige Session vorbereitest, dann hast du in der Regel Zeit, die folgenden Dinge zu tun.

  • Du kannst das Ziel in Erfahrung bringen oder es selbst festlegen.
  • Welche Agenda ist für das Ziel notwendig?
  • Die Zeit und der Ort wird festgelegt.

Auf folgende Themen solltest du bei der einmaligen Session Wert legen. Diese können, müssen aber nicht entscheidend für deine Session sein. Prüfe deshalb unbedingt, in wie weit diese einen Einfluss haben können und ob du an diese bereits schon gedacht und berücksichtigt hast.

  • Wenn sich die Teilnehmer bei einer einmaligen Session nicht bekannt sind, ist die Gruppendynamik und das Verhalten schwer einzuschätzen und sehr komplex.
  • Auf die Regeln und den Ablauf innerhalb der einmaligen Session sollte besonderer Aufmerksamkeit gewidmet werden, da beides nicht implizit bekannt ist.
  • Die infrastrukturellen Voraussetzungen können kompliziert sein, wenn die Teilnehmer nicht innerhalb einer Organisation arbeiten und unterschiedliche Voraussetzungen haben.

Mit diesen Überlegungen kannst du dir gute Techniken und Praktiken aussuchen und mit dem Agile Team Facilitation Framework deine Session in Ruhe designen.

digitale / remote Auslieferung

Wenn du deine Session digital ausliefern möchtest, dann benötigst du besonders für deine Vorbereitung die Betrachtung einer geeigneten digitalen Infrastruktur im Vorfeld und der Aktivierung der Teilnehmer während deiner Session.

Einen besonderen Fokus solltest du auf die Infrastruktur legen. Für diese Art von Session ist die Infrastruktur kritisch und ein wesentlicher Faktor, damit dein Meeting erfolgreich sein wird. Grundsätzlich merken kannst du dir: Je weniger die Teilnehmer sich kennen, je weniger Erfahrungen sie mit digitalen Sessions kennen und je weniger Reife sie als Gruppe oder Team haben, desto wichtiger ist die Vorbereitung der digitalen Infrastruktur.

Infrastrukur suchen
Aktivierung Teilnehmer Remote Session

Der zweite Fokus gilt der Aufmerksamkeit der Teilnehmer. Den Fokus aller Teilnehmer in einer digitalen Session zu halten ist schwer. Dabei musst du unbedingt darauf achten, Übungen, Interaktionen und Fragen parat zu haben. Schnell werden nebenbei Emails gelesen oder noch ein Chat mit dem Kollegen durchgeführt.

Session Typ: wiederkehrend

Eine wiederkehrende Session kannst du in jeder Lieferart ausliefern. Am häufigsten finden solche Termine mittlerweile digital oder persönlich statt. Je nach Länge des Termins oder der Session werden solche Termine auch schon mit einer größeren Tendenz online durchgeführt, selbst innerhalb des eigenen Unternehmens. Eine kombinierte Form findet sich häufiger als die spontane Session. Auch das hängt vom Unternehmen und vielen weiteren Faktoren ab. Wenn du eine einmalige Session vorbereitest, dann hast du in der Regel Zeit, die folgenden Dinge zu tun.

  • Du kannst das Ziel in Erfahrung bringen oder es selbst festlegen.
  • Welche Agenda ist für das Ziel notwendig?
  • Die Zeit und der Ort wird festgelegt.

Wenn deine Session wiederkehrend ist, dann hast du bei häufiger Durchführung eine gewisse Routine und einige Punkte von der einmaligen Session haben nicht mehr die starke Bedeutung. Prüfe trotzdem genau, ob diese Punkte wirklich schon gegeben sind.

digitale / remote Auslieferung

Bei wiederkehrenden Sessions kannst du in der Regel deine Teilnehmer ab einer gewissen Anzahl durchgeführter Termine schon etwas alleine laufen lassen. Zu Beginn gelten die gleichen Annahmen wie bei einer einmaligen Session. Die folgenden Themen sollte klar sein.

  • Tool und Infrastruktur sind bereits länger im Einsatz und die Teilnehmer haben sich regelmäßig damit befasst.
  • Das Team kennt sich bereits, Vorstellungen sind nur noch bei neuen Teilnehmern notwendig und können in der Regel schneller durchgeführt werden.

Auf die folgenden beiden Punkte kannst du noch einmal einen genauen Blick werfen, da diese nicht immer einfach zu handhaben sind.

  • Die Gruppendynamik und das Verhalten schwer einzuschätzen und sehr komplex, auch bei einem wiederkehrenden, digitalen Termin. Die Reife, das Teambuilding und die Routine spielen dir in der Regel in die Arme und machen den Termin weniger komplex. Konflikte können diese Routine bspw. auch wieder ins Wanken bringen.
  • Routine kann Langeweile fördern. Achte darauf, dass du gewisse neue Techniken und Abwechslungen in die Runde einbringst.

Session Typ: spontan

Eine spontane Session kannst du in jeder Lieferart ausliefern. Solche Sessions finden häufig mit wenigeren Teilnehmern statt. Eine oft gewählte Lieferart ist dabei die telefonische Abstimmung ggf. mit einem Teilen des Bildschirms.

Im Gegensatz zu den anderen beiden Session Typen ist der spontane Session Typ deutlich anders:

  • Du musst das Ziel schnell in Erfahrung bringen oder es selbst festlegen.
  • Welche Agenda für das Ziel notwendig ist, muss während der Session erarbeitet werden.
  • Die Zeit und der Ort wird nicht explizit festgelegt, sondern ergibt sich durch die Umstände. Es beginnt sofort und ist umgehend zu facilitieren. Sonst wäre es automatisch eine einmalige Session.

Im Gegensatz zu den anderen beiden Session Typen ist der spontane Session Typ deutlich anders und hat ein paar weitere Herausforderungen parat:

  • Deine Infrastruktur musst die innerhalb kürzester Zeit aufbauen können. Die Vorbereitungszeit bei einer spontanten Session liegt im unteren Minutenbereich.
  • Du solltest einen breiten Fundus an Techniken und Praktiken haben (siehe Agile Team Facilitation Framework), die du nach Bedarf unmittelbar facilitieren kannst.
  • Auch die Erfahrung und Haltung sind wichtig und helfen dir gerade bei spontanen Session besonders, um mit Ruhe und Zielstrebigkeit die richtigen Entscheidungen zu treffen.

digitale / remote Auslieferung

Eine spontane Session digital auszuliefern kann etwas herausfordernd sein. Denn du musst dich um eine Infrastruktur aus dem Stand kümmern können. Dabei benötigst du in der Regel

  • Eine Entscheidung für eine Videokonferenz Software, die du bereits im Vorfeld einmal getroffen haben musst. Sei dir deiner Werkzeuge bewusst. Die Videokonferenz ist die grundsätzliche Basis.
  • Ebenso musst du prüfen, ob es Restriktionen in der Unternehmensinfrastruktur gibt, wie zum Beispiel das explizite Freischalten von solchen Tools oder Internetadressen. Hilfreich ist es immer, im Vorfeld das abzustimmen.

Fazit

Die einmalige und die wiederkehrende Session können in der Regel mit einer guten Planung und den richtigen Techniken und Werkzeugen gut erledigt werden. Bei der spontanen Session helfen dir gerade die Erfahrung und deine Haltung als Facilitator. Nutze unser Agile Team Facilitation Framework, um immer gewappnet zu sein!

Über den Autor

Sebastian Schneider

Sebastian Schneider ist dem Framework Scrum - es war Liebe auf den ersten Sprint - bereits seit 2005 verfallen. Seitdem begleitet er Unternehmen (meist größere) bei der Transition in eine neue Arbeits- und Produktwelt. Dafür findet er den richtigen Grad zwischen zielgerichteten systemischen Impulsen und dem nachhaltigen Coaching in der Organisation, um diese bei der Entwicklung und Optimierung des eigenen Kundenmehrwerts zu unterstützen und entwickelt mit ihnen Produkte, die ihre Kunden lieben. Im richtigen Maß gehören dazu die effektive und effiziente Facilitation dazu, sowie agile Spiele und Simulationen, die sein Themenfeld auf einfache Art begreiflichen machen. Auf Konferenzen, sei es im Fachbeirat oder als Akteur, gibt er gerne Erkenntnisse weiter und freut sich über Kontakte von Angesicht zu Angesicht.

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