März 23

Geteiltes Protokoll mit Google Docs

Facilitation Tipps

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Protokolle kennst du natürlich, wenn du schon mal an Meetings teilgenommen hast. Wie du das Protokoll mit Google Docs gleich so schreiben kannst, dass alle Teilnehmer auf dem aktuellen Stand sind, wenn das Meeting vorbei ist, zeige ich dir in diesem Artikel.

Als Agile Team Facilitator ist es wichtig, solche Techniken zu kennen, um schnell startklar zu sein.

Protokoll mit Google Docs: Was ist das?

Google Docs ist die Textverarbeitung aus dem Hause Google. Du kannst in deinem Google Drive dann alle Dokumente sehen, teilen und sortieren. Google Docs ist recht intuitiv und hat einen besonderen, einfachen Vorteil: gemeinsames Bearbeitung klappt sehr, sehr einfach.

Protokoll als Google Docs aufsetzen

Gehen wir die notwendigen Schritte einmal durch, damit du dein Protokoll aufsetzen und nutzen kannst. Der Prozess ist recht einfach und in drei Schritten kommst du zum Ziel:

1

Google Account erstellen / anmelden

Zuerst benötigst du den Account. Die meisten Internetbenutzer haben einen Google Account, deswegen gehe ich hier nur begrenzt darauf ein. Wichtig: nur du als Ersteller brauchst zwingend einen Account, der Rest der Teilnehmer kann auch ohne auf das Protokoll zugreifen.

2

Protokoll als Google Docs anlegen

Lege einfach ein Google Dokument an, benenne es sinnvoll und trage die notwendigen Daten ein.

3

Link zur Bearbeitung erstellen

Ich nutze meinen Google Account für das Unternehmen und deshalb sieht mein Menü unter Umständen etwas anders aus als deines, die grundsätzliche Funktionalität ist aber identisch. Achte darauf, dass jeder mit Link Schreibrechte hat.

Protokoll Google Docs Freigabelink erzeugen

Teile den Link für das Protokoll im Vorfeld

Wenn du deine Session oder Meeting planst, dann kannst du das Protokoll im Vorfeld anlegen und gleich mit in die Einladung aufnehmen. Das bring in der Regel folgende Vorteile mit sich

  • Teilnehmer beschäftigen sich im Vorfeld bereits mit dem Zugriff und bemerken ggf. wenn der Link oder der Zugriff aus dem eigenen Netzwerk nicht funktioniert. Eine freundliche Aufforderung den Link zu testen erhöht zudem die Rücklaufrate.
  • Es findet eine Sensibilisierung mit dem Thema Protokoll statt und das Bewusstsein, ein Protokoll wird erstellt steigt.

Vorteile in deiner Session

In deiner Session kannst du dir nun den Vorteil des Sharings zu Nutze machen. So ist es möglich, dass du in den Regeln des Meetings mit den Teilnehmern vereinbarst, dass jeder zum Beispiel seinen eigenen Punkt dokumentiert oder aber auch einen anderen.

Am Ende hat jeder das gesamte Protokoll und die Mitschrift gleich gesehen und so entfallen unnötige Punkte, die du sonst im Nachgang tun und prüfen lassen musst: Review, Einarbeitung von Änderungen und doppelte Verschicken von Dateien.

Über den Autor

Sebastian Schneider

Sebastian Schneider ist dem Framework Scrum - es war Liebe auf den ersten Sprint - bereits seit 2005 verfallen. Seitdem begleitet er Unternehmen (meist größere) bei der Transition in eine neue Arbeits- und Produktwelt. Dafür findet er den richtigen Grad zwischen zielgerichteten systemischen Impulsen und dem nachhaltigen Coaching in der Organisation, um diese bei der Entwicklung und Optimierung des eigenen Kundenmehrwerts zu unterstützen und entwickelt mit ihnen Produkte, die ihre Kunden lieben. Im richtigen Maß gehören dazu die effektive und effiziente Facilitation dazu, sowie agile Spiele und Simulationen, die sein Themenfeld auf einfache Art begreiflichen machen. Auf Konferenzen, sei es im Fachbeirat oder als Akteur, gibt er gerne Erkenntnisse weiter und freut sich über Kontakte von Angesicht zu Angesicht.

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