Mai 30

Conceptboard

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Conceptboard ist ein digitales Whiteboard, das für die Zusammenarbeit bei digitalen Sessions genutzt werden kann, um Teilnehmer zusammenarbeiten zu lassen. Ich stelle in diesem Artikel das Tool des deutschen Unternehmens vor, schildere meine Erfahrungen und gebe Tipps. Kurz: ihr findet hier jeden Tipp für Concept Board, den ihr braucht, um eure Meetings und Session mit einem digitalen Whiteboard zu facilitieren.

Was ist Conceptboard?

Conceptboard ist ein digitales Whiteboard, welches eine gemeinsame, digitale Bearbeitung von Inhalten erlaubt. Es ist damit prädestiniert um bei digitalen Meetings eine sinnvolle, visuelle gemeinschaftliche Arbeit zu ermöglichen.

Diese Funktionalität musst du als Facilitator von Conceptboard kennen

Im Folgenden stelle ich Funktionalitäten von Conceptboard vor. Dabei lege ich den Wert auf die Funktionalität, die ich nutze und für erwähnenswert halte. Zudem denke ich, dass jeder Facilitator diese kennen sollte.

Einfaches vergrößern und verkleinern auf dem Conceptboard

Conceptboard hat einige pfiffige Shortcuts. Darunter auch ein sehr schöner, um den Bildschirm zu vergrößern. Mit den Tasten "+" und "-" kannst du jederzeit in die Fläche vergrößern und verkleinern. Wenn du die "1" drückst, dann bist du immer auf 100% und die "0" zeigt dir das ganze Board in der Übersicht!

Nutze nicht die browservergrößerung - das geht schief!

Alle Browser bieten die Möglichkeit, die Webseiten zu vergrößern. Auf dem Mac kannst du zum Beispiel mit CMD und "+" den Inhalt deiner Seite vergrößern. Ich will das intuitiv auch im Concept Board nutzen - das geht aber schief!

Verlinken von Elementen auf dem Whiteboard

Ein interessantes Feature von Conceptboard ist es, dass du einzelne Elemente verlinken kannst. Diese Links kannst du dann zum Beispiel auf Sticky Notes verwenden. So können Benutzer schnell und einfach Dinge anspringen.

Concept Board Link Element

Einfaches Teilen deiner Boards

Conceptboard macht es dir sehr einfach deine Boards zu teilen und die Mitarbeit von Kollegen, Partnern und Teilnehmer massiv zu beschleunigen.

Concept Board Board teilen

Du hast diverse Möglichkeiten, die Freigabe zu beeinflussen. Für eine einfache Mitarbeit kannst du die Einstellung auf "Editor" stehen lassen und kopierst dann den Link. Damit können dann alle mitarbeiten, die diesen Link kennen!

"Alle" Bedeutet auch "alle"!

Denke beim Teilen über den Link immer daran: Alle, die diesen Link besitzen, können dann auch auf diesem Board arbeiten. Sie können also auch Elemente löschen, sie verändern und so weiter!

Startabschnitt festlegen

Damit beim Start von Conceptboard gleich ein bestimmter Abschnitt angesprungen werden kann, ist es möglichen diesen als Startabschnitt zu definieren.

Concept Board Startbereich festlegen

Öffnest du jetzt das Board in Conceptboard, dann wird gleich dieser Abschnitt ausgewählt und der Fokus liegt auf diesem.

Elemente festpinnen

Es kann schon nerven: Wenn alle Elemente auf dem Whiteboard auswählbar sind, dann hat man schnell die falschen Elemente selektiert, wenn man doch nur wenige selektieren wollte. Oder noch schlimmer: in einem Open Space verschiebt jemand aus Versehen deine Agenda!

Abbildung Concept Board mit Pin

Das spart dir Zeit und Nerven!

Ich habe es nun mehr als einmal erleben dürfen: Gerade für neue und unbedarfte Benutzer hilft es, wenn bestimmte Elemente nicht verschiebbar sind. Du musst dich einfach weniger mit Dingen beschäftigen, mit denen du dich auch nicht beschäftigen möchtest :o)

Mauszeiger ausblenden

Wer das Conceptboard mit 50 Teilnehmern durchführt, der merkt schnell: Durch die umherfliegenden Mauszeiger wird es unübersichtlich. Gut, dass du im Conceptboard diese Mauszeiger ausstellen kannst. Unter Ansicht -> Teilnehmer-Mauszeiger kann man sich bequem wieder ein ruhiges Whiteboard schaffen.

Concept Board Mauszeiger

Jede Menge Icons nutzen

Icons helfen visuelle Informationen zu transportieren. Eine Checkbox mit einem Haken, etwas wichtiges mit einem Warnsymbol ausstatten - so etwas brauchen wir oft. Conceptboard kommt mit einer Reihe von Icons, die ausgewählt werden können.

Concept Board Icons

Icons helfen visuelle Informationen zu transportieren. Eine Checkbox mit einem Haken, etwas wichtiges mit einem Warnsymbol ausstatten - so etwas brauchen wir oft. Conceptboard kommt mit einer Reihe von Icons, die ausgewählt werden können.

ICON nicht gefunden?

Probiere mal den englischen Suchbegriff, statt ausschließlich den deutschen Namen. Vielleicht hast du so mehr Erfolg mit deiner Suche!

Verschiedene Styles ausprobieren

Bei den Icons kannst du unterschiedliche Styles auswählen. Welches gefällt dir am besten? Wähle und probiere einfach mal aus!

Screenshot machen und einfügen

Bei Conceptboard gibt es ein nettes Plugin für den Chrome Browser, welches es dir erlaubt auf beliebigen Seiten schnell Screenshots zu machen und diese dann auf den Board platziert werden kann. Mir persönlich gefällt diese Funktionalität sehr, alles was du nicht als Dokument (zum Beispiel als PDF) einfügen möchtest, kannst du als einzelne Teile oder ganze Webseiten so importieren.

Concept Board Screenshot

Integrationen

Auch bei den Integrationen hat Conceptboard einiges zu bieten. So sind Google, Dropbox und weitere Anbindungen möglich, von denen du Daten auf dein Whiteboard bekommst.

Board sperren

Nach einer Session, einem Training oder Schulung hast du oft einen Stand erreicht, den du sichern möchtest. Wenn dem so ist, kannst du das Board sperren. Der Vorteil zum Export ist dabei, dass die Teilnehmer weiterhin darauf zugreifen, aber nichts mehr ändern können.

Concept Board sperren

Lege eine Kopie vom Board für die Teilnehmer an

Ich habe es jetzt schon mehrfach erlebt, dass Teilnehmer gerne nach einer gemeinsamen Session die Boards noch verwenden möchten. Du kannst einfach eine Kopie des Boards anlegen und diese als Stand sperren, das andere Board lässt du den Teilnehmern zur freien Verfügung.

Gäste ohne Anmeldung mitarbeiten lassen

Gerade wenn du spontane Session facilitierst, hilft dir diese Funktion von Conceptboard ungemein: Du kannst Gäste kostenfrei und ohne Erstellung eines Benutzeraccounts auf dein Board lassen. 

Concept Board Einloggen als Gast

Jeder Benutzer kann mit deinem Link (siehe einfaches Teilen deiner Boards) sein Board teilen und andere Kollegen mit auf das Board lassen. Das ist so schön unkompliziert und einfach! Wenn du dann auch mit Concept Board deinen ADV Vertrag abgeschlossen hast, stehst du in Sachen DSGVO schon vorbildlich da!

TOP Funktion: Mitareit auf Boards

Für mich ist diese Funktionalität ein wirkliches TOP Feature, denn es unterstützt mich beim Facilitieren ungemein. So habe ich immer schnell die Möglichkeit Kollegen auf das Board zu lassen und schnell eine Whiteboard Session anbieten zu können.

Ein PDF Dokument einfügen

PDF Dokumente gibt es viele und ab und an möchte man ein solches Dokument oder aber auch nur bestimmte Seiten auf dem ConceptBoard haben. Auch das ist möglich - das PDF kann einfach per Drag&Drop auf das entsprechende Board gezogen werden. Loslassen und fertig ist es. Seiten werden einzeln importiert und können dann auch entfernt werden.

Navigation nutzen

Conceptboard hat eine gute Navigation. Sowohl mit den Pfeiltasten (links und rechts) als auch über die Abschnitte, kannst du eine sehr gute Führung durch das Board übernehmen.

Concpet Board Navigation

Templates & Bausteine verwenden

Es gibt eine reichhaltige Auswahl an Templates und Bausteinen. Diese helfen dir enorm, wenn es darum geht Zeit zu sparen und immer wieder gleiche Muster anzuwenden. Du brauchst ein Kanban Board? Kein Problem! Ein Business Model Canvas? Auch kein Problem. Schau es dir einfach mal an:

Concept Board Template

Die Bausteine findest du direkt daneben und sie geben dir Abläufe, Prozesse und wiederkehrende Vorlagen an die Hand, die jenseits der Templates dir noch mal Zeit sparen!

Alle Teilnehmer adressieren und führen

Mit mehreren Teilnehmern kann es sehr hilfreich sein, diese zu führen. Wenn du als Facilitator allen die Agenda vorstellen möchtest, dann ist es wichtig, dass auch alle sehen worüber du sprichst. Deswegen solltest du bei Bedarf alle Teilnehmer "zusammenholen" können. Mit der Live Moderation funktioniert genau da.

Gruppenarbeit auf dem Board

Wenn du deine Teilnehmer führst und dazu gerne Gruppenarbeit auf dem Board machst, dann achte darauf, dass du bei der Aktivierung alle Teilnehmer aus ihren Gruppe reißt und zu dir ziehst.

Nutze mehrere Boars

Wenn du mehrfach die Moderation an dich ziehen möchtest und Gruppenarbeit einsetzen willst, dann denke darüber nach, mehrere Boards einzusetzen.

Teilnehmer auf dem Board finden

"Ich weiß nicht wo das ist" oder "ich sehe das aber nicht" sind oft Fragen an den Facilitator, die du schnell beantworten können solltest. Mit dieser kleinen und netten Funktion, kannst du zu jedem Teilnehmer springen:

Concept Board Teilnehmer finden

So hast du deine Teilnehmer im Griff und kannst jederzeit zur Hilfe eilen.

Exportieren des gesamten Conceptboards

Was früher längerte dauert, soll jetzt schneller gehen: das Update im Mai verspricht bessere Performance beim Exportieren des Boards. Du kannst dein gesamtes Board oder auch nur Teile davon anderen zur Verfügung stellen.

Concept Board Export PDF

Wenn es einmal zu lange dauert oder sich gar nichts tut, dann kann die Datei auch mal zu groß geworden sein.

Strukturierter Aufbau

Du kannst dein Board mit Abschnitten gleich mit dem Export in Gedanken aufbauen und so wertvolle Formatierungszeit im Nachgang sparen.

Die Vorteile auf den ersten Blick

In diesem Abschnitt sammeln wir die Vorteile, die wir in Conceptboard entdecken. Diesen Abschnitt erweitern wir von Zeit zu Zeit. Trage dich am besten gleich in unseren Newsletter ein, um kein Update zu verpassen.

Deutsches Unternehmen, Daten in Deutschland

Im Gegensatz zu den englischen digitalen Whiteboards wie Mural oder Miro, ist Concept Board ein Whiteboard, welches in Deutschland gehostet wird. Hier gilt die DSGVO, was vielen Unternehmen den Einstieg erleichtert.

Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (ADV)

Wenn du für dein Unternehmen Daten von Kunden in anderen Tools verwaltest, benötigst du dafür nach der DSGVO eine Auftragsdatenverarbeitung. Dieser ADV-Vertrag ist bei Conceptboard einfach zu bekommen, dazu musst du dich lediglich an den Support wenden.

Ein Account, beliebige Kunden

Ich nutze den Pro-Account und kann dann mit Kunden auf diesem Board arbeiten. Die Kunden müssen nichts zahlen und auch ich muss nichts für die Kunden zahlen. Das ist sehr angenehm und legt die Schwelle der Zusammarbeit wirklich niedrig.

Die Kosten

Die Preise für die Pläne von Conceptboard sind aus meiner Sicht mehr als angemessen. Da zahlt man gerne, bekommt gute Funktionalität und muss nicht groß rechnen. Das ist damit auch für jeden freiberuflichen Facilitator im Budget drin. Und es kann sich sogar für Privatpersonen lohnen.

Die Akzeptanz

Ich persönlich kann es zwar nicht eindeutig bewerten, habe aber das Gefühl, dass "deutscher Anbieter und Daten in Deutschland" doch noch ein Vorteil sind. Zudem freue ich mich immer über gute Software aus Deutschland und unterstütze das gerne.

Was ich mir als Facilitator noch wünsche

Conceptboard ist echt schon ein guter Begleiter von mir geworden. Trotzdem habe ich natürlich immer die Verbesserung im Blick und vielleicht liest es ja mal wer vom Feature-Team bei Conceptboard 🙂

Sticky Notes, die cooler sind

Was bei Miro richtig cool gelöst ist, lässt die Sticky Notes bei Conceptboard immer etwas wie "einfache Rechtecke mit Schatten" wirken. Das ist langweilig und mir machen Klebezettel beim Conceptboard keinen richtigen Spaß. Das "Gefühl" wirklich Zettel zu kleben, kommt nicht so recht auf.

Gesperrte Elemente

Wenn ich mit vielen Menschen auf so einem Board arbeite, dann möchte ich gerne bestimmte Hintergrund komplett sperren, damit diese niemand verschiebt. Der Tipp oben mit dem "pinnen" ist der erste Schritt, noch schicker wäre es, wenn ich das als anderer Teilnehmer nicht ändern könnte.

Automatische Synchronisation von Google Docs

Ich persönlich liebe Google Drive und auch die Dokument, um mit Kollegen zusammenzuarbeiten. Ich kann diese Dokumente zwar importieren, sie werden aber nicht synchronisiert. Es wäre sehr schön, wenn sich die Dokumente aktualisieren.

Drehen und Zoom der Kamera bei der Navigation

Gerne würde ich ein wenig mehr "Prezi" Feeling auf dem Conceptboard sehen. Zwar nicht so übertrieben, aber etwas Freiheit im Zoom (zum Beispiel beim Verlinken in der URL einen Zoom Parameter mitzugeben) oder der Drehung der Kamera wäre aus meiner Sicht sehr schick 🙂

Über den Autor

Sebastian Schneider

Sebastian Schneider ist dem Framework Scrum - es war Liebe auf den ersten Sprint - bereits seit 2005 verfallen. Seitdem begleitet er Unternehmen (meist größere) bei der Transition in eine neue Arbeits- und Produktwelt. Dafür findet er den richtigen Grad zwischen zielgerichteten systemischen Impulsen und dem nachhaltigen Coaching in der Organisation, um diese bei der Entwicklung und Optimierung des eigenen Kundenmehrwerts zu unterstützen und entwickelt mit ihnen Produkte, die ihre Kunden lieben. Im richtigen Maß gehören dazu die effektive und effiziente Facilitation dazu, sowie agile Spiele und Simulationen, die sein Themenfeld auf einfache Art begreiflichen machen. Auf Konferenzen, sei es im Fachbeirat oder als Akteur, gibt er gerne Erkenntnisse weiter und freut sich über Kontakte von Angesicht zu Angesicht.

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